A l’inverse du bon vin, la créance est un produit qui vieillit mal. Comment récupérer les créances dans un délai raisonnable tout en préservant la relation commerciale ? D’abord, en agissant vite. Le taux de récupération des créances est lié à leur ancienneté.
1. Identifier vos mauvais payeurs.
Brosser des profils : distraits, impécunieux, radins, menteurs… on trouve de tout ! Cette classification vous permettra d’adapter la stratégie de relance en fonction du débiteur et de sa situation.
Un des moyens de ficher les mauvais payeurs même potentiels est d’établir un ranking (ou un scoring) de vos clients. Il consiste à les classer selon les catégories de risque avec des critères bien définis : type d’activité, forme juridique de la société, capital, habitude de paiement, etc. Une note allant de 1 à 5 (de très risqué à pas du tout risqué) établie pourra aider dans la veille clients.
S’il vous faut entamer des poursuites, les copies des courriers adressés au débiteur permettront d’établir la preuve de l’épuisement des moyens de recours amiables.
2. Préparer un calendrier de relance
Vous devez suivre un processus allant crescendo. Alternez relances écrites et téléphoniques :
Quelques jours avant l’échéance, appelez le client. Cette relance téléphonique préventive est très efficace pour les « malins » qui essaient toujours de repousser les paiements. Prétextez un « contrôle de conformité ». Si vous êtes attentif à votre interlocuteur, vous saurez avant l’échéance si vous allez être payé ou en retard.
Environ deux ou trois jours après l’échéance, envoyez un premier courrier de relance. Cette demande de paiement doit être habilement rédigée de façon à ne pas mettre en péril la relation commerciale.
Une semaine après l’échéance, si vous n’avez pas de nouvelles de votre client, appelez-le. Cette relance téléphonique doit être courtoise et constructive.
Ne raccrochez pas sans avoir déterminé les motifs du retard de paiement et obtenu un engagement du débiteur. Un directeur d’un Groupe de crédit manager raconte qu’avec les gros clients, on passe des heures de téléphones. »
Dix jours après l’échéance, toujours rien ? Envoyez une seconde relance écrite. Cette lettre bien que musclée, ne doit pas être agressive. Soyez ferme mais courtois. Faites mention de la première relance et indiquez qu’il s’agit du «dernier rappel».
Deux semaines après l’échéance, soit huit jours après votre première relance, si votre client fait le mort, envoyez une lettre de mise en demeure avec un délai d’une semaine. N’oubliez pas d’y faire apparaître les pénalités de retard et les différentes clauses prévues dans vos conditions générales de vente. Précisez aussi que le dossier sera ensuite transmis à un huissier, à un avocat ou à un cabinet de recouvrement et que les frais de procédure iront alourdir sa dette. La mise en demeure est le point de départ nécessaire à toute action judiciaire. Dès lors, vous plombez la relation avec le client.
Si votre système informatique le permet, automatiser les relances en définissant des périodes (par exemple X jours après l’échéance) après lesquelles, des lettres type sont éditées automatiquement, afin de ne pas oublier certains mauvais payeurs.
3. Ne soyez pas intransigeant
Votre client ne peut pas régler sa facture et il propose de la payer par tranches ? Acceptez sa demande de paiement étalé : de fait, un juge le ferait aussi. Proposez un nouvel échéancier à condition qu’il règle immédiatement une partie de la créance. Mettez tout par écrit et faites signer votre client pour accord. Il ne peut plus se rétracter. En premier lieu, faites-vous rembourser la TVA séparément. Ainsi, le client reconnaît le montant de la facture elle-même.
4. Effectuer des visites de recouvrement chez votre client
Une toute autre méthode est la confrontation physique. Vous débarquez avec pertes et fracas chez votre débiteur et vous faites le siège de son entreprise. « Je me déplace en personne chez mon client et je n’en bouge pas tant qu’il ne m’a pas remis un chèque » déclare un directeur d’une agence de communication. Certains créanciers vont jusqu’à se servir sur place, ils font une razzia sur le mobilier ou récupèrent leur marchandise.
5. Faites appel à un cabinet de recouvrement.
Toutes vos ressources personnelles sont épuisées ? Vous devez recourir à un cabinet de recouvrement. Le système est efficace. Revers de la médaille : il a un coût qu’il convient de négocier, et d’évaluer à l’aune du chiffre d’affaires à recouvrer. Le recouvrement, qu’il soit amiable ou judiciaire, demande des compétences ainsi qu’un véritable réseau. Mais, pour que le cabinet soit efficace, il faut constituer un dossier solide et complet du litige. Lorsque vus vous adressez à une société de recouvrement, vous devez lui donner un délai pour récupérer votre créance. Rémunérez – la à la success fee, avec un pourcentage sur les encaissements.
6. Contactez votre avocat
Cette expérience est assez exceptionnelle. De manière générale, il est conseillé de n’utiliser la procédure de droit commun qu’en dernier recours. D’abord, parce qu’elle coûte cher à l’entreprise, ensuite parce que le procès peut durer un ou deux ans.
7. Pour ne pas en arriver là : adoptez une politique sélective de vos clients
Enfin, pour ne pas en arriver là, verrouiller la procédure en amont. Mettez en place une procédure de sélection rigoureuse des clients. Etablissez par exemple une fiche client avec tous les renseignements nécessaires à son identification (registre de commerce, statuts et adresses des dirigeants et actionnaires, numéro d’identification fiscale, coordonnées des dirigeants, comptes bancaires, etc.) et exigez si possible une caution si vous n’êtes pas en confiance.
Mettez en place un système de limitation du crédit qui empêche toute livraison si le crédit accordé initialement est dépassé. Certains logiciels intégrés permettent de gérer efficacement le crédit avec un système de blocage de la commande si la limite est dépassée.
Là commence la bataille avec les commerciaux qui ont des objectifs en termes de vente.
