Les actifs immobilisés peuvent représenter une partie importante du bilan de l’entreprise. Ils méritent une attention particulière, pas seulement pour des besoins d’inventaire, mais durant tout le cycle de vie. Une vision 360 des actifs permet d’optimiser la gestion de ces actifs.
Le préalable d’une vision 360 des actifs : une organisation et des procédures
Suivant la taille de l’entreprise et de l’importance des investissements réalisés, il peut être nécessaire de disposer de ressources humaines et matérielles dédiées à la gestion des immobilisations. Les responsabilités doivent être clairement définies entre les intervenants chargés du suivi physique (en général, l’exploitation) et le suivi comptable.
Des procédures de travail claires et connues doivent être rédigées pour assurer une bonne gestion des investissements (en particulier la politique d’investissement).
La politique de gestion des investissements permet de préciser les règles et méthodes comptables, notamment la distinction entre charges, stocks et immobilisations.
La localisation de l’immobilisation
Gérer la localisation précise des équipements permet d’avoir une bonne cartographie et répartition géographique de ses investissements, s’ils sont répartis sur le territoire.
Cette localisation facilite également la déclaration de certaines taxes (CEL au Sénégal) en affectant de manière précise un équipement à la localisation ou elle se situe.
Le suivi du cycle de vie des actifs
Acquisition et identification
La vie de l’actif commence dès l’acquisition et, comme tout bien, il doit faire l’objet d’une identification à travers une codification et un marquage. Le marquage par étiquettes codes-barres ou QR code, inarrachable, permet de réaliser le suivi pendant tout le cycle de l’immobilisation, jusqu’à la sortie. Le code permet de suivre les transferts, entretiens et maintenances…
Il est essentiel que ce marquage physique soit également matérialisé au niveau du fichier comptable des immobilisations ; ceci permettra de rapprocher facilement l’existant physique avec la comptabilité et vice-versa.
Mouvements physiques
Les transferts d’immobilisation sont souvent effectués sans trace écrite et parfois sans informer la comptabilité. Cela peut avoir pour conséquence une mauvaise imputation analytique des dépenses liées à l’immobilisation.
Incident sur les actifs immobilisés
Une bonne gestion des actifs immobilisés passe par une remontée de toutes les observations, anomalies, incidents relevés sur les immobilisations lors des campagnes d’inspection physiques.
Ces remontées terrain permettent de déclencher des actions correctives sur l’actif et centraliser l’information sur toutes les actions réalisées.
La maintenance préventive et curative
Durant la vie de l’immobilisation, les interventions sur les immobilisations doivent être retracées afin d’avoir le coût de ces interventions et optimiser (lorsque les coûts de maintenance dépassent le coût de l’immobilisation).
Une fiche d’immobilisation doit permettre de retracer toutes les interventions réalisées sur l’actif.
La mise au rebut
Les immobilisations dégradées ou non utilisées doivent faire l’objet d’un recensement et traitement spécifique à travers une mise au rebut et une dépréciation comptable.
Les sorties d’immobilisation
Une bonne gestion des immobilisations doit permettre une mise à jour en temps réel des mouvements et sorties d’immobilisations afin de ne pas payer d’impôt ou des primes d’assurances. Idéalement, ces sorties doivent être constatées par voie d’huissier.
Le contrôle de l’existence physique (chasse aux fantômes et aux zombies)
Les campagnes d’inventaire physique permettent de s’assurer de l’existence physique des immobilisations enregistrées dans la comptabilité (les immobilisations fantômes) et parfois, de détecter des investissements réalisés et non correctement enregistrés dans les livres (immobilisations zombies).
Le contrôle peut être facilité si les équipements sont, au préalable, marqués avec une étiquette code-barres. Un rapport de contrôle peut être automatisé en ce sens.
Conclusion
Réaliser d’importants investissements et ne pas disposer d’une vue 360 sur les actifs constitue à notre avis, un énorme gâchis. La vision 360 passe par une identification et une centralisation des tous les événements de la vie de l’actif : incident, inspection, maintenance, transfert, sortie…).
