Les états de rapprochement bancaire constituent un outil important de contrôle interne important dans le processus d’élaboration de l’information financière et comptable. Il s’agit d’un contrôle comptable incontournable dans le processus de fiabilisation des comptes.
Toutefois, dans la plupart des entreprises, le processus d’élaboration reste manuel du fait de l’absence d’outils ou de logiciels facilitant son établissement.
Nous proposons dans cet article de voir comment un logiciel de comptabilité intégré comme Odoo peut faciliter son établissement régulier, le contrôle et l’archivage.
Les bonnes pratiques en matière de réconciliation bancaire
Le mode d’établissement : manuel, semi-automatisé ou automatisé
Lors du webinaire organisé le 14 juillet 2021, la plupart des participants ont affirmé établir les rapprochements bancaires manuellement en utilisant Excel comme outil.
Le rapprochement manuel peut être fastidieux si le volume des opérations à réconcilier devient important ou s’il s’agit d’effectuer des réconciliations hebdomadaires ou journaliers. Par ailleurs, il peut être également source d’erreurs ou de manipulation (si le fichier Excel n’est pas protégé pour la réconciliation déjà établi).
Les logiciels du marché comme Odoo permettent d’effectuer les réconciliations de manière semi-automatisé ou automatisé.
Le mode semi-automatisé consiste à effectuer le rapprochement bancaire par import de relevé et d’écritures comptables et à pointer directement dans le logiciel comptable et à dégager les suspens automatiquement.
Le mode automatisé consistera par exemple à récupérer les données bancaires automatiquement à partir de votre compte bancaire (en mode lecture uniquement) et lancer un rapprochement automatique en fonction de critères de réconciliation définis (montant, sens, nature d’opération, date…)
La fréquence : au moins mensuellement
La bonne pratique en matière de fréquence d’établissement des ERB est au moins le mois, de manière formalisée et supervisée.
Toutefois, nous conseillons, en fonction du volume des opérations, d’effectuer les rapprochements journalièrement ou hebdomadaire.
L’apurement des suspens bancaire
Il conviendra de bien veiller à l’analyse des suspens figurant sur l’état de rapprochement bancaire après l’avoir établi. Les suspens doivent présenter un caractère ‘normal’ :
- Date récente : des suspens de plus de trois mois doivent faire l’objet d’une attention particulière. Il n’est pas normal d’avoir des suspens du côté de la banque (opérations enregistrées en comptabilité et non passées en banque).
- Sens normal des suspens : bien faire attention aux suspens anormaux. Par exemple un suspens concernant un versement espèces non crédité de plus d’un jour, une remise de chèque de plus de 72 heures (se demander s’il n’y a pas eu de rejet)
La supervision : au moins un niveau de validation
Après leur établissement (datés et signés), les états de rapprochement bancaire doivent être revus par un supérieur hiérarchique qui doit également les dater et signer avant leur classement. Les documents nécessaires à la revue doivent être joints à l’état : ERB du mois précédent, grand-livre comptable et relevé bancaire (au moins première et dernière page).
Le classement et l’archivage
Les ERB établis doivent classés dans un chrono (s’ils sont établis manuellement) ou la période comptable verrouillée (réconciliation automatique ou semi-automatique). S’agissant d’un document de contrôle comptable, il est conseillé de les conserver sur la même durée que les documents comptables légaux soit 10 ans.
Comment établir l’état de rapprochement bancaire (ERB) dans Odoo comptabilité
Les étapes pour établir les réconciliations bancaires dans Odoo sont les suivantes :
- les opérations d’encaissement et de décaissement sont enregistrées dans le module Paiements ou Décaissements (fournisseurs)
- le relevé bancaire est importé périodiquement (ou synchronisé avec la banque)
- le comptable effectue le pointage des opérations d’encaissement et de décaissement avec le relevé
- pour les opérations bancaires non enregistrées (frais bancaire par exemple), il est possible de créer un modèle d’écriture à utiliser pour comptabiliser rapidement l’opération et éviter la saisie.
Le rapprochement bancaire dans Odoo est facilité par l’importation du relevé bancaire (format Excel ou csv).
Le pointage est effectué directement dans Odoo entre les opérations du relevé et celles de la comptabilité. Un rapprochement semi-automatisé est proposé basé sur le paramétrage des modèles de rapprochement de tel sorte que le pointage est très simple et facile.
Créer manuellement des écritures comptables avec les boutons de raccourci :
Lors du pointage il est très facile de passer des écritures comptables à partir des suspens du relevé bancaire avec les boutons de raccourci disponible dans onglet « Opérations manuelles ». Ces raccourcis sont appelés modèle de réconciliation dans Odoo.
Suggérer des valeurs de contrepartie :
Odoo propose automatiquement des valeurs de contrepartie qu’il suffit de valider. Cette automatisation repose sur l’ensemble des règles définie dans les modèles de pointage.
Etablir les correspondances avec des factures clients ou fournisseur existantes :
Ce modèle de pointage sélectionne automatiquement la bonne facture client ou fournisseur qui correspond au paiement
Génération de l’état de rapprochement bancaire
A l’issue du pointage entre la comptabilité et le relevé, les suspens sont automatiquement générés et figurent sur l’état de réconciliation bancaire, édité à partir de Odoo.
L’ERB généré peut être stocké dans le module de gestion électronique des documents. Après rapprochement validé, les périodes comptables antérieures doivent être clôturées pour éviter toute modification des écritures comptables.