La solidité de l'entreprise passe par la maîtrise et la gestion de sa trésorerie. Et comme « gérer, c'est prévoir », pour assurer la solidité de l'entreprise, on ne doit pas se limiter à une information quotidienne sur le niveau de la trésorerie disponible, il faut également disposer d'éléments précis sur l'évolution probable de la trésorerie.
Les prévisions de trésorerie s’imposent alors comme l'outil de pilotage par excellence car elles permettent d’anticiper d’éventuelles difficultés financières de l'entreprise et permettre une meilleure de décision.
Elles sont également particulièrement utiles pour optimiser les solutions de financement et de placement de l'entreprise, et réduire, de ce fait les charges financières et les coûts bancaires.
Les risques liés à l’absence de prévisions de trésorerie
Les chefs d’entreprise et les directions financières ont l’habitude de gérer la trésorerie au jour le jour et subir parfois les coûts financiers liés à des opérations bancaires : dépassement de plafond, frais financiers…
L’absence d’établir ses prévisions d’encaissement et de décaissement à court, moyen et long terme peut avoir des conséquences néfastes pour l’entreprise :
- Non-respect de ses engagements vis-à-vis des partenaires ;
- Frais financiers élevés
- Absence de visibilité entre les recouvrements et le paiement des dettes fournisseurs
- Non optimisation des excédents éventuels de trésorerie (perte d’opportunité)
- Anticipation sur d’éventuelles difficultés à venir et prise de décision et information vis-à-vis des partenaires (salariés, fournisseurs, administration…)
L'utilité des prévisions de trésorerie
Quelle que soit la situation et la taille de l'entreprise, l'utilité des prévisions de trésorerie est réelle. Si elle dispose d'excédents financiers, l’élaboration des prévisions de trésorerie devra permettre des gains d'opportunité. Si l’entreprise a des besoins importants, les prévisions lui permettront de réduire ses coûts.
De ce fait, les prévisions de trésoreries constituent :
- un outil d'anticipation : elles constituent un outil de pilotage pour le management car elles permettent d'anticiper sur les éventuelles crise de liquidité et prévenir ainsi un état de cessation de paiements
- un outil d'optimisation :elles permettent au gestionnaire de sélectionner et négocier les solutions de financement et de placement qui conduiront à une réduction du coût de la dette et de services bancaires
Les différents types de prévisions de trésorerie
Il existe deux types de prévisions :
- les prévisions sur la trésorerie à court terme : hebdomadaire, trimestriel par exemple. Elles peuvent servir à plusieurs fins. D'abord pour mettre en place les mesures d'ajustements techniques : organisation des règlements fournisseurs, mise en place des financements déjà autorisés, etc. Elles peuvent aussi constituer un très utile indicateur de gestion avancé.
- les prévisions de trésorerie à long terme : semestriel, annuel par exemple. La vision de la trésorerie sur le long terme doit permettre d'ajuster les dépenses de « développement » de l'entreprise à ses possibilités financières. Le travail prévisionnel sur la trésorerie est très important pour consolider les relations avec les partenaires financiers.
4. Les différentes étapes d'élaboration des prévisions de trésorerie
4.1 Collecte des informations
L'étape préalable dans l'élaboration des prévisions de trésorerie est la collecte d'informations telles que :
- le budget d’exploitation et d’investissement
- Le budget de trésorerie constitue la définition en termes de cash, du budget d'exploitation et d'investissement et de financement de l'entreprise.
- Ces budgets devront être mensualisés afin de permettre l'élaboration des prévisions de trésorerie.
- le bilan N-1
- Il est nécessaire de disposer du bilan de l'année précédente afin de positionner les encaissements et décaissements résultant des dettes et créances existant à la date de clôture
- Les délais de règlement. Ils constituent le paramètre clé de construction des prévisions de trésorerie.
Il s'agira de recenser les délais de paiement des différents produits et charges de l'entreprise :
- encaissements clients
- règlement des achats (locaux, étrangers dont les délais de paiement peuvent différer)
- règlement des salaires
- règlement des impôts et taxes
- règlement des charges sociales
- autres
Pour chacune de ces opérations, il conviendra d'obtenir tant les délais contractuels que les délais observés. La constitution d'un historique des encaissements et décaissements permettra de valider les prévisions qui seront élaborées.
Les autres éléments d'information
Enfin, il sera nécessaire de disposer des prévisions relatives à certains événements, tels que les augmentations de capital, distributions de dividendes, cessions d'actifs, remboursements d'emprunts, investissements importants…
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La construction des prévisions
Le budget d'exploitation (tout comme la comptabilité) est établi sur la base des engagements de dépenses et de recettes, autrement dit des dépenses comptabilisées et du chiffre d'affaires réalisé.
Le budget de trésorerie, quant à lui, traduit ces engagements en encaissements et décaissements, en tenant compte des délais de règlement.
Le budget de trésorerie peut être construit autour de quatre grands volets :
Les encaissements
À partir du budget d'exploitation mensualisé et des délais de règlement (théoriques ou observés), les encaissements prévisionnels seront construits selon la logique suivante :
- Le CA facturé est traduit en encaissements en fonction des conditions de règlement. Il est également recalculé TTC, puisque le montant perçu du client inclut la TVA (sauf en cas de précompte de TVA).
- L'utilisation d'un délai de règlement moyen n'est possible que si les clients ont des conditions commerciales et des comportements homogènes. Dans le cas contraire, il conviendra de segmenter les ventes ; c'est le cas, par exemple, d'un même produit, vendu à crédit à des clients professionnels et vendu comptant à des clients particuliers.
- Il conviendra également de ne pas omettre de positionner, au titre des encaissements des premiers mois de l'année, le dénouement des créances figurant au bilan du 31 décembre N - 1, payées sur l'exercice suivant.
Les décaissements d’exploitation
Les prévisions de décaissements seront élaborées selon la même logique :
- Prise en compte des dettes figurant au bilan au 31/12/N - 1, telles que dettes fournisseurs, charges sociales à payer, impôts à payer...,
- Décaissements déterminés sur une base TTC, pour les charges assujetties à la TVA.
Quelques précautions devront être prises :
- si des charges récurrentes (abonnements) ont été positionnés dans le budget d'exploitation (ce qui est fréquent car mensualisé), ils devront être supprimés. Par ailleurs, il conviendra d'être particulièrement vigilant au rythme de paiement de certaines charges telles que paiement du 13e mois ou de bonus aux salariés en fin d'année, paiement de loyer annuellement ou trimestriellement, paiement des charges sociales (mensuellement ou trimestriellement)..
- les dotations aux amortissements seront ignorées car non génératrices de sortie de cash.
Les impôts et taxes tels la TVA collectée ou déductible afférente à chacun des encaissements et décaissements peuvent faire l’objet d’un tableau de suivi séparé.
Le budget global, outil de management
Un tableau récapitulatif est établi sur la base des trois budgets précédemment construits. Il fait apparaître, en outre, la position bancaire au début et à la fin de chaque mois.
De même que pour un plan de financement, le budget de trésorerie est établi en 2 versions :
- une version initiale, mettant en évidence les excédents et déficits de trésorerie ;
- une version « ajustée » considérant les mesures prises pour écrêter ces excédents et déficits (par exemple, mise en place de découverts, mobilisations de créances...).
CALL TO ACTION
Il est important d’établir les prévisions de trésorerie de manière glissante et non statique. Ainsi, la situation des encaissements et décaissements prévisionnelle sera ajustée à la fin du mois en intégrant les réalisations. Les prévisions non réalisées (encaissements clients non recouvrés par exemple) seront reportées le mois suivant et le solde de la trésorerie sera ajustée en conséquence).
Les outils de réalisation des prévisions de trésorerie
La construction des prévisions de trésorerie se prête bien à l'utilisation de plusieurs outils connectés à votre comptabilité et à des données importées de votre suivi bancaire.
Les prévisions d’encaissement et de décaissement pourront être obtenus à partir de votre logiciel comptable grâce à un bon paramétrage des délais de paiement. Certains logiciels comme Odoo peuvent aider en ce sens. Ces données viendront compléter les prévisions de ventes et d’achats tenant compte des délais de paiement.
Des outils comme Excel peuvent, avec une automatisation des calculs, aider à l’établissement des prévisions de trésorerie. Pour ce faire, il convient d'intégrer les prévisions d'exploitation dans un onglet spécifique et de calculer (par des formules appropriées) les mouvements de trésorerie correspondants.
De plus, la construction du tableau récapitulatif peut être totalement automatisée par récupération des tableaux d'encaissements et de décaissements.
Cet outil permet également d'effectuer de nombreuses simulations en faisant varier certains paramètres, tels que les délais de règlement par exemple.
Le contrôle des réalisations peut se faire par l'analyse périodique des écarts entre les réalisations et les prévisions de trésorerie, ce qui permet de prendre certaines décisions opérationnelles. Par exemple, le retard répété de règlement de certains clients (ou groupe de clients) devrait conduire à revoir la politique de recouvrement.
Conclusion
Etablir ses prévisions de trésorerie, surtout par ces temps de crise, peut s’avérer être un outil de succès pour la pérennité de votre structure. Les responsables en charges devront collecter toutes les informations pertinentes de manière la plus exhaustive possible et suivre les réalisations au fur et à mesure. Ils doivent en faire un outil de prise de décision et de négociation avec les partenaires.
