La comptabilité doit servir au pilotage et à la prise de décision ; l’aspect conformité est à mon avis au second plan. L’entreprise doit disposer d’informations financières à temps réel pour prendre des décisions et informer les parties prenantes. Le directeur financier doit disposer de données à temps réel pour planifier et anticiper d’éventuels besoins de trésorerie par exemple. Dans notre environnement, il est souvent difficile d’arriver à avoir les comptes à temps réel (hormis les multinationales). Comment mettre en place une comptabilité en temps réel (ou presque) ?
Rappel des règles de tenue comptable
La comptabilité doit être tenue au jour le jour….
L’article 14 de l’Acte Uniforme relatif au Droit Comptable et à l’Information Financière (AUDCIF) stipule que « l’organisation comptable doit assurer un enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de base ; le traitement en temps opportun des données enregistrées et la mise à disposition des utilisateurs des documents requis dans les délais légaux fixés pour la délivrance ».
Constats
Dans le cadre de nos missions de conseil, nous constatons très souvent un retard dans la tenue comptable et la production des états financiers ; la période dite ‘fiscale’ constitue une période de stress aussi bien pour le client que les collaborateurs du cabinet. Les états financiers sont souvent déposés le dernier jour entraînant parfois des bugs sur la plateforme de dépôt des états financiers de l’administration fiscale.
Plusieurs causes à ce ‘dysfonctionnement’ font qu’on n’y arrive pas :
- L’état d’esprit et l’environnement de contrôle interne
- A notre avis, l’état d’esprit du dirigeant est un des principaux facteurs expliquant l’absence d’une comptabilité en temps réel et que l’entreprise ne puisse pas disposer d’informations comptables à temps réel. En effet, lorsque le dirigeant considère la comptabilité comme une simple contrainte réglementaire, il sera difficile de disposer d’informations comptables et financières en temps réel. Le dirigeant ne se soucie pas vraiment des impacts comptables que peuvent avoir ses décisions et ne transmet pas les informations nécessaires à la bonne tenue de la comptabilité. Le dirigeant doit donner l’exemple et savoir qu’à la fin de la journée, tout passe par la comptabilité (on ne peut rien cacher). Il est important qu’il prenne conscience également que la comptabilité est un outil de pilotage et d’aide à la décision.
- La compétence du personnel comptable
- La compétence et l’état d’esprit du personnel comptable sont également des causes de l’absence d’une comptabilité en temps réel.
- Le personnel doit disposer des compétences comptables, d’organisation et de soft skills (communication, persuasion, pédagogie) et l’expérience nécessaire suivant la taille et la complexité de l’organisation.
- L’état d’esprit du personnel est également important ; nous rencontrons souvent des comptables qui s’y prennent toujours à la dernière minute ou qui attendent la fin du mois pour traiter toutes les opérations, entraînant une surcharge inutile et une indisponibilité de l’information nécessaire à la prise de décision.
- Les procédures de travail
- L’absence de procédures est la troisième cause à notre avis. L’entreprise doit mettre en place, comme l’exige l’AUDCIF, un manuel d’organisation et de procédures comptables. Ce manuel décrit l’organisation des journaux comptables, le traitement de l’information (réception, imputation, saisie, classement, archivage…) etc. Il permet de situer les rôles et responsabilités dans le traitement de l’information comptable. Si votre comptabilité est externalisée, le mode opératoire entre l’entreprise et le cabinet peut être décrit dans ce manuel. Votre expert-comptable peut vous aider pour la mise en place de ce manuel et l’organisation du classement pour faciliter la vie de tous les intervenants (voir nos recommandations pour l’organisation minimale pour le suivi de votre comptabilité).
- Les outils de travail
- Les entreprises ne disposent pas souvent d’outils collaboratifs de travail, de logiciels de traitement des documents comptables permettant de partager les informations en temps réel entre les opérationnels et la comptabilité. Les logiciels comptables utilisés ne sont pas partagés par le comptable ; la comptabilité devient une ‘boite noire’ jusqu’à la production des états financiers.
Comment mettre en place une comptabilité en temps réel (real time accounting)
De quoi s’agit-il ?
En tant que chef d’entreprise ou directeur financier, vous avez besoin d’avoir les informations en temps réel pour prendre les décisions pertinentes au moment opportun.
La comptabilité en temps réel consistera à collecter et traiter les informations à temps réel, sans retard afin de disposer d’indicateurs et d’informations pertinentes pour le pilotage.
Quels intérêts :
1. Pour le chef d’entreprise :
- Disposer d’informations pour la prise de décision au bon moment ;
- Pouvoir tenir ses engagements vis-à-vis de vos partenaires et parties prenantes ;
- Renforcer sa crédibilité vis-à-vis des actionnaires, banquiers par rapport à l’information financière
2. Pour le directeur financier : mieux piloter ses budgets, meilleure visibilité pour pouvoir négocier avec les partenaires financiers
3. Pour le comptable : gain de temps, efficacité et moins de pression au moment de la clôture des comptes
4. Pour le commissaire aux comptes ou l’expert-comptable : une comptabilité en temps réel permettra une meilleure planification des interventions, conseil en temps réel, certification des comptes dans les délais. L’entreprise bien organisée et ayant mis en place une comptabilité en temps réel peut mieux négocier les honoraires du commissaire aux comptes en réduisant les délais d’intervention.
Comment y arriver ?
1. Mindset et culture
Il est important pour arriver à disposer d’informations financières en temps réel que l’environnement de contrôle soit bien présent dans l’entreprise, que le chef d’entreprise donne le ton et l’exemple. La comptabilité doit être considérée comme un outil de pilotage et de prise de décision et les moyens pour y arriver doivent être mis à disposition de l’équipe comptable.
2. Organisation
Mettre en place une bonne organisation est essentiel pour arriver à mettre en place une comptabilité en temps réel. Il convient de définir l’organisation interne (qui fait quoi) et mettre en place des procédures claires de traitement de l’information : traitement des factures clients, fournisseurs, paiement… et gérer les interfaces éventuelles avec d’autres logiciels.
3. Avoir les bons Outils : profiter des outils digitaux existant sur le marché
- Google Drive pour le partage de documents. Les documents comptables peuvent être scannés et sauvegardés dans des dossiers créés cet effet par année, mois, type d’opération..
- Gestion des notes de frais pour permettre aux employés de saisir leurs notes de frais en temps réel et faciliter le remboursement
- Gestion de la caisse : il existe des solutions permettant de gérer un workflow de dépenses de caisse facilitant la comptabilisation
- Interface bancaire : il existe des solutions permettant de récupérer les informations bancaires et réconcilier la comptabilité
4. Revoir son processus de traitement de l’information
Pour arriver à mettre en place une comptabilité en temps réel, il est essentiel de revoir son processus de traitement de l’information, mettre en place les procédures qui vont bien. Disposer de procédures formalisées aide à assurer la continuité dans le traitement de l’information. L’entreprise peut se faire assister par son expert-comptable dans ce chantier. SI la comptabilité est externalisée, c’est l’occasion de définir les relations de travail
5. Former les collaborateurs aux soft skills
Les employés doivent disposer de compétences transverses et de ‘soft skill’ dépassant le domaine comptable : sens de l’initiative et de l’organisation, aller à l’essentiel dans l’analyse, bonne gestion du temps
6. Informer et embarquer les parties prenantes :
- Les fournisseurs : demander aux fournisseurs de déposer les factures par mail ou sur plateforme permettant de disposer les documents électroniques. Des solutions de reconnaissance de documents disponibles dans certains logiciels comptables permettront de faciliter la saisie des informations de base.
- Les banques : la plupart des banques propose l’accès aux comptes bancaires en temps réel ; il est facile dans ce cas de récupérer les informations et réconcilier en temps réel les opérations bancaires avec la comptabilité. Nous recommandons de privilégier les paiements par virement afin de disposer de prévisions de trésorerie fiables non biaisées par les suspens.
- Les clients : l’entreprise doit mettre en place un système de facturation et de recouvrement permettant de récupérer directement les informations comptables après validation de la facture ou du paiement. Les ERP du marché permettent de gérer facilement cette fonctionnalité.
- L’expert-comptable : si votre comptabilité est externalisée, mettre en place des outils de partage d’information et de documents et éviter au maximum la transmission physique qui comporte un risque de confidentialité et de perte d’informations.
Conclusion
La mise en place d’une comptabilité en temps réel dépend de la volonté du dirigeant et de l’intérêt porté à la comptabilité comme outil de pilotage. Ensuite, l’équipe comptable doit avoir une culture du temps réel et disposer des outils performants pour traiter l’information. Des process et solutions performantes doivent être mis en place et ‘embarquer’ les partenaires de l’entreprise : fournisseurs, banques, autres…
